Aprende de tu software para tus procesos.

aprende de tu softwareAprende de tu software si te es útil.

La voluntad general de los fabricantes de software, sobre todo cuando hablamos de programas grandes, y generalmente de coste no despreciable para las empresas, es adaptarse a ti.

Por tanto, eres tú quien tiene que definir la configuración, adaptación y personalización del software a tus procesos.

Esto implica que el camino va desde tus procesos, hasta tu software.

Pero también puede ser que tu software te aporte cosas desde una “configuración tipo”.

 

De dónde sale la configuración tipo.

Los programas están creados con una finalidad, tienen que servir para algo.

Ese “algo”, es lo que debes especificar tú.

Sin embargo, no te van a dar, en la mayor parte de los casos, una hoja en blanco para que tú encargues un programa de nueva creación exclusiva para ti (a veces sí, pero no vamos a tratar eso aquí).

Lo normal es que partas de un software comercial, y le puedas contratar al fabricante que te lo personalice, según las características propias del funcionamiento específico de tu empresa.

Pero los creadores del programa, cuando lo han desarrollado, lo han hecho con algo en mente.

Es decir, el software se crea para cubrir una serie de necesidades en la actividad del sector para el cual se ha creado.

Esto, siempre hablando de programas y desarrolladores serios y profesionales, implica un estudio y un análisis.

Por tanto, cuando se programa un determinado software para un determinado sector, se analiza previamente cómo funciona ese sector, y cuáles son los procesos de funcionamiento: y se trasladan al programa.

Puedes pensar en ejemplos:

El correo electrónico, ya que se ideó a similitud con el correo convencional, se organiza en buzones o bandejas, de tal manera que tienes una bandeja de entrada, y después te puedes organizar como quieras.

Esta estructura, que es “por defecto” en cualquier cliente de correo electrónico, proviene de este análisis de uso, y a partir de ahí se programa.

Si el software, por ejemplo, se plantea para un tipo de trabajo que se suele realizar en equipo, buscarán darte facilidades para compartir archivos de alguna manera y poder trabajarlos entre varias personas…

Y para ello, seguramente, el programa vendrá con un procedimiento, por defecto, para el uso compartido de esos archivos.

Ese procedimiento por defecto, no suele ser inventado por los desarrolladores de software porque sí, sino que responde a un análisis de usabilidad  y de procedimientos utilizados por los clientes y potenciales clientes de ese programa.

 

No es obligatorio adaptarse, pero puede ser útil echar un vistazo antes de descartarlo.

Vale, lo tienes clarísimo, y tienes perfectamente definido tu proceso en un papel, de tal manera que se lo entregas al consultor del software que compras y le pides que te lo personalice según lo que ahí le explicas.

Perfecto, ningún problema.

Lo que te sugerimos es que, sobre todo si no tienes tan perfectamente definido tu proceso, no descartes el mecanismo por defecto del programa que has adquirido, ya que puede ser el resultado de analizar cómo proceden otros como tú.

 

¿No eres Facility Manager? Pues entonces, con mayor motivo.

Si eres Office Manager, entendiendo que tu labor no es exclusivamente la gestión del espacio, de los contratos de servicios, de la gestión energética… sino que son una parte más de tus actividades, debes prestar especial atención a este artículo.

Un Facility Manager profesional está, básicamente, para la definición de procesos.

Es, o debería ser, un especialista en ello, y suele estar más en el escenario de tener “en un papel” sus procesos perfectamente definidos, independientemente del software que use, de tal manera que dicho software deberá adaptarse a ese proceso: punto final.

Sin embargo, puede ser que no te encuentres en esa situación, que no tengas tan perfectamente definido el proceso en un papel, que no seas tan especialista o que no tengas la posibilidad de dedicarle a eso todo el tiempo, esfuerzo y estudio que requiere.

Entonces, puedes preguntarte por qué el software de gestión que vas a adquirir contempla una serie de acciones o está pensado para trabajar de una determinada manera.

Y si lo ves lógico, aprende de tu software.

 

Configuración en ambos sentidos.

Claro está, puedes llegar a una situación mixta, en la que tengas claramente definida una parte de tu proceso, y otra parte esté más difusa.

Puede ser, también (por qué no), que tuvieras algo en mente (o en el papel), y cuando veas las opciones por defecto que te ofrece el software decidas adoptar alguno de los procedimientos y sustituir partes de lo definido en tu papel, por otras.

Si te parecen mejor, ¿por qué no vas a hacerlo? ¿simplemente porque venía en un modo “por defecto” de un programa informático?

Por tanto, si miras la imagen de cabecera de este artículo se dibujan flechas en ambos sentidos: del software al proceso y del proceso al software, porque puede ser que te resulte útil.

 

Lo que no puede ser es que tengas que trabajar como diga el programa.

A la vista de lo que te estamos contando aquí, parece necesario escribir un párrafo aclarando lo que no puede ser.

Y lo que no puede ser es que tú tengas que trabajar como te imponga el software, porque no pueda adaptarse a cómo quieras trabajar tú.

En ese caso, debes buscar otro programa que sí te pueda permitir trabajar como quieras o necesites.

Una cosa es que tengas la mente abierta a ver qué propone el programa por defecto, por si te resulta interesante, y otra cosa es que te veas en la obligación de trabajar como el programa diga: eso no puede ser.

 

Leer más artículos

 

Share